Registro de jornada para academias: el fichaje del profesorado

Desde 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a toda empresa a llevar un registro diario de la jornada de cada persona contratada:

• Qué se apunta: la hora concreta de inicio y de fin de la jornada, cada día.
• Cuánto se guarda: cuatro años.
• Quién puede verlo: cada trabajador, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
• En qué soporte: la ley no lo fija: vale cualquier sistema fiable.

No llevarlo es una infracción grave, con multas de 751 a 7.500 euros. El Gobierno tramita desde 2025 un real decreto para que el registro sea obligatoriamente digital, pero a fecha de esta página no está aprobado.

En una academia es lo habitual: docentes que vienen dos tardes, sustituciones, contratos de pocas horas. Para ese personal el artículo 12.4 del Estatuto pide algo más: registrar la jornada día a día, totalizarla al mes y entregar a cada persona, con la nómina, el resumen de todas las horas del mes.

Si no se hace, la ley presume que el contrato es a jornada completa salvo prueba en contrario. El Excel del mes de AcadeSmart trae las horas de cada persona, que es la base de ese resumen; prepararlo y entregarlo con la nómina sigue siendo cosa de la academia o de su gestoría.

Cada docente tiene un botón en el resumen de su panel: lo pulsa al empezar y al terminar. Funciona en el navegador del móvil, sin instalar ninguna aplicación, así que se ficha en el aula igual que se pasa lista. Las jornadas de otras personas, como el personal de oficina, las apunta dirección a mano.

Cada docente ve sus propias jornadas y sus horas del mes, que es justo el acceso que la ley le reconoce. Si alguien olvida fichar la salida, el sistema cierra esa jornada sin contarle horas y la marca como «sin cerrar»: no se inventa tiempo trabajado, y dirección sabe qué tiene que revisar.

Un registro horario sirve de prueba si se ve quién lo ha tocado. En AcadeSmart, dirección puede corregir una entrada o una salida mal fichada, cerrar una jornada abierta o añadir una que nadie fichó, y la jornada queda marcada como corregida, con quién y cuándo, en pantalla y en el Excel. También puede borrar una jornada duplicada: hazlo solo con duplicados de verdad.

Dirección ve el registro por día —quién trabajó y cuánto— o por docente, con sus jornadas del mes desplegadas. Desde Descargas se baja el Excel del mes con dos hojas: el detalle de cada jornada, con entrada, salida y horas, y el resumen de horas por persona, que es lo que la gestoría necesita para las nóminas.

Para cumplir los cuatro años de conservación, guarda cada mes ese Excel. Cuando alguien del profesorado deje la academia, suspende su cuenta en lugar de borrarla: al borrar a una persona se borran también sus jornadas. Y si algún día das de baja la academia, descarga antes los Excel: los datos del centro se borran 30 días después de la baja.