Software para academias de idiomas

Cada grupo es un nivel con su docente, su aula y su horario: «Inglés B2, lunes y miércoles de 18:00 a 19:30», «Alemán A1 de adultos», «Euskera B1». Los niveles los nombras tú, con el marco que uses (A1 a C2, el curso del colegio o el examen que preparan).

Quien estudia dos idiomas o pasa de B1 a B2 en febrero tiene una sola ficha: se apunta al grupo nuevo y su historial de asistencia, notas y facturas sigue en el mismo sitio. Si alguien del profesorado falta un día, la sesión pasa a otra persona sin tocar el grupo.

El profesorado pasa lista desde el móvil con cuatro estados: presente, tarde, justificada y ausente. Lo cuenta con detalle la página de control de asistencia para academias.

En idiomas, una clase perdida se suele recuperar en otro grupo del mismo nivel. En «Horas a recuperar» dirección ve las faltas justificadas pendientes y apunta a esa persona a una sesión concreta de otro grupo: ese día aparece en la lista de esa clase como una más.

El profesorado registra las notas de cada grupo por tipo —examen, trabajo, participación— y cada estudiante y su familia las ven en el boletín de su perfil, con la media y la evolución del curso. Si quien estudia es menor, la familia entra con su propia cuenta; si tiene a dos en el centro, lo ve todo desde la misma.

Los deberes se ponen al grupo con su fecha de entrega y cada estudiante los ve en su perfil. Los exámenes oficiales y los festivos del centro van al calendario, que ve todo el mundo.

Un cambio de aula, una fecha de examen o el calendario de Navidad se publican como anuncio para todo el centro, solo para el profesorado o para un grupo concreto, y llegan al tablón de cada persona, y por correo si el centro lo activa. Para lo que es de una sola familia está la mensajería: la conversación queda en AcadeSmart, no en el móvil personal de quien da la clase.

Quien hace el curso completo suele pagar una mensualidad; quien viene a clases particulares o intensivos, por horas. En AcadeSmart cada estudiante tiene su cuota, mensual o por horas, y en las de por horas las horas del mes salen de la asistencia. Las facturas se emiten de una en una, para un grupo o para todo el centro a la vez.

Una vez dado de alta el CIF del centro, en Álava, Bizkaia y Gipuzkoa la factura sale registrada en TicketBAI y en el resto de España, salvo Navarra, en VeriFactu, con su QR en el PDF: lo explican TicketBAI para academias y VeriFactu para academias. El cobro lo hace el centro con su banco; AcadeSmart no domicilia recibos.

La aplicación entera está en castellano y en euskera, y cada persona elige su idioma: dirección puede trabajar en castellano mientras una familia la usa en euskera. Funciona en el navegador del móvil o del ordenador, sin instalar ninguna aplicación.