Software para escuelas de música

Cada clase es un grupo con su docente, su aula y su horario: «Piano, Ane, martes 17:30», que tiene una sola persona, y «Combo de jazz, jueves 19:00», que tiene seis. Quien da guitarra individual y además canta en el coro tiene una sola ficha con sus dos clases.

Las aulas se dan de alta con su nombre —«Aula 2», «Sala de batería»— y cada clase lleva la suya, así que el calendario del centro enseña qué pasa en cada sala y a qué hora.

Cada docente ve en su móvil sus clases del día y pasa lista en cada una. Si no puede venir, la sesión pasa a otra persona sin tocar el grupo, y sus ausencias y vacaciones quedan en el calendario, visibles solo para esa persona y para dirección.

El profesorado ficha el inicio y el final de su jornada desde AcadeSmart. Dirección ve el registro horario por día y por persona, y si corrige una jornada, la corrección queda registrada. El registro se descarga en Excel para la gestoría; qué exige la ley y cómo cumplirlo, en registro de jornada para academias.

Hay quien paga una cuota fija al mes y quien paga las clases que recibe. En AcadeSmart cada estudiante tiene su cuota, mensual o por horas; en la de por horas, las horas del mes salen de la asistencia de todas sus clases: las sesiones en las que estuvo, aunque llegara tarde. Una misma persona no puede tener una parte al mes y otra por horas. Lo cuenta la página de control de asistencia para academias.

Cuando alguien falta con motivo, dirección le busca otra sesión para recuperar la clase, y ese día aparece en la lista de esa clase.

Una familia con dos menores en el centro, en violín y en batería, entra con una sola cuenta y lo ve todo: su asistencia, sus notas y los avisos del centro. Un cambio de aula, el calendario de vacaciones o la fecha de la audición de fin de curso se publican como anuncio para todo el centro o para una clase concreta, y llegan al tablón de cada persona.

La aplicación está entera en castellano y en euskera, y funciona en el navegador del móvil sin instalar ninguna aplicación.

Las facturas se rellenan con la cuota de cada estudiante y se emiten para toda la escuela de una vez. Con el CIF de la escuela dado de alta, en Álava, Bizkaia y Gipuzkoa se registran en TicketBAI y en el resto de España, salvo Navarra, en VeriFactu, con el QR en el PDF: lo explica TicketBAI para academias. AcadeSmart no domicilia recibos; la escuela cobra con su banco y marca cada factura como cobrada.