TicketBAI para academias, sin programas aparte

TicketBAI es el sistema de las tres haciendas forales del País Vasco para controlar la facturación. Cada factura lleva un código identificativo TBAI y un QR, la genera un programa preparado para ello y se envía a la Hacienda Foral en el momento de emitirla.

• Álava: obligatorio para la generalidad de contribuyentes desde el 1 de diciembre de 2022.
• Gipuzkoa: obligatorio para todas las actividades económicas desde el 1 de junio de 2023.
• Bizkaia: forma parte de Batuz, que se ha implantado por tramos. El último, el 1 de enero de 2026, incluye a las pequeñas y medianas empresas de educación.

Cada hacienda tiene sus exclusiones, y una academia con la enseñanza exenta de IVA puede tener reglas propias sobre cuándo emitir factura o justificante. Lo que te toca en tu caso concreto, confírmalo con tu gestoría.

• La cuota: es la de cada estudiante: mensualidad o precio por hora, con las horas tomadas de la asistencia.
• La factura: se emite de una en una, por grupo o para todo el centro a la vez, con las líneas ya rellenas.
• El registro: AcadeSmart la envía a TicketBAI y el PDF lleva el QR.
• El envío: cuando Hacienda la registra, la factura sale por correo a la familia.

Si cobras por horas, las horas salen de lo que marca el profesorado al pasar lista. Lo cuenta la página de control de asistencia para academias.

En Ajustes › Facturación, dirección elige el territorio del centro, escribe su CIF y pulsa «Activar y dar de alta el CIF». Desde ese momento las facturas que emitas salen registradas.

Una vez activado, una factura emitida ya no se edita ni se borra, porque Hacienda ya la tiene: si hay un error, se anula o se emite una factura rectificativa que la sustituye. Es lo que pide la normativa, y AcadeSmart lo hace desde la propia factura.

AcadeSmart factura, pero no cobra a las familias: no hay domiciliación SEPA ni remesas. El centro cobra con su banco, como hasta ahora, y marca la factura como cobrada en el panel. Dirección ve en todo momento lo cobrado, lo pendiente y lo vencido.

En el resto de España, salvo Navarra, el sistema es VeriFactu, de la Agencia Tributaria, y AcadeSmart lo resuelve igual: eliges el territorio y das de alta el CIF. Plazos y detalles en VeriFactu para academias. Navarra tiene su propio sistema en preparación y hoy AcadeSmart no lo cubre.

Dirección, profesorado y familias pueden usar AcadeSmart en euskera o en castellano, cada persona en el suyo: el panel, los avisos y la ayuda están traducidos.